Descrierea postului:
Șeful secției Managementul Documentelor este responsabil pentru coordonarea și gestionarea întregului flux de documente al companiei, asigurându-se că toate documentele sunt organizate, arhivate și păstrate conform normelor legale și interne. Acesta va superviza activitățile echipei de gestionare a documentelor, va implementa și optimiza proceduri pentru arhivarea și accesul rapid la informații, iar în cazul auditului sau controalelor, va asigura disponibilitatea documentelor relevante. De asemenea, va lucra îndeaproape cu alte departamente pentru a asigura că procesul de management al documentelor este eficient și conform cerințelor legale.
Responsabilități:
Coordonarea și gestionarea activităților zilnice ale secției de management al documentelor.
Asigurarea arhivării și stocării corecte a documentelor, respectând legislația în vigoare.
Crearea și implementarea procedurilor de gestionare a documentelor.
Supervizarea și instruirea echipei de gestionare a documentelor.
Monitorizarea fluxului de documente interne și externe și asigurarea accesului rapid și eficient la acestea.
Colaborarea cu alte departamente pentru a optimiza procesele de arhivare și management al documentelor.
Participarea la audituri interne sau externe și furnizarea documentelor necesare.
Asigurarea conformității cu reglementările de protecție a datelor și confidențialitate.
Cerințe:
Studii superioare în domeniul administrației, managementului sau domenii conexe.
Experiență relevantă în gestionarea documentelor sau într-o funcție similară.
Cunoștințe de legislație referitoare la arhivarea și protecția documentelor.
Abilități de leadership și gestionare a unei echipe.
Capacitatea de a dezvolta și implementa proceduri și procese eficiente.
Abilități excelente de organizare și atenție la detalii.
Cunoștințe în utilizarea software-urilor de gestionare a documentelor.
